Arbetsanalys och arbetsbeskrivning

4.5. Så här gör du en arbetsbeskrivning

Steget från arbetsanalys till arbetsbeskrivning är inte stort, men betyder en klar nyansskillnad när det gäller användningen. Analysen ger den information som skall formuleras om till en attraktiv arbetsbeskrivning. Det är din kandidat/medarbetare som skall läsa och förstå arbetsbeskrivningen, vilket innebär att du lägger ner mycket möda på att skriva den bra. Arbetsbeskrivningen får en alldeles särskild betydelse vid rekryteringen. Redan innan anställningen börjar kan du visa upp en positiv beskrivning av den plats som medarbetarprofilen du söker ska fylla. Från första kontakt kan kandidaten se om jobbet innehåller den stimulans och de uppgifter som hon kan identifiera sig med. Men det finns också många andra fördelar för dig med att ha bra arbetsbeskrivningar, vilket du snart kommer att se.

Huvudmål

Det övergripande målet talar om vad jobbets yttersta mening är. Helst skall det gå att sammanfatta i en mening och vara lätt att komma ihåg, som t.ex.: ”Rollen som lagerchef innebär organisera allt logistiskt arbete för att tillfredsställa kundernas önskemål om punktliga leveranser.” Ett annat exempel: ”Att vara försäljare betyder att aktivt öka företagets omsättning genom att kontinuerligt och med olika försäljningsinriktade metoder söka upp nya, bearbeta gamla och vårda befintliga kunder.”

Använd din egen förmåga att sätta fingret på vad det är som utmärker rollen du skall beskriva. Gör du det bra ska du och din medarbetare aldrig behöva vara oense om vad hon egentligen är där för. Du vet att du varit tydlig och medarbetaren kan känna sig trygg. Ni kan båda använda beskrivningen för att avgöra om ni är på väg ur ramen för er överenskommelse. Om det sker är det dags att göra en ny arbetsbeskrivning eller dra andra mer besvärliga slutsatser.

Delmål eller stödmål

Det övergripande målet är satt och det är dags att bli mer specifik. Du talar därför om vilka avgörande steg på vägen som krävs för att nå det större målet. Många små mål leder till ett stort. Satsa på att ha minst fem rejäla delmålsbeskrivningar. Du går tillbaka till din arbetsanalys och frågar dig vilka fem kritiska moment du vill sätta högst på dagordningen. Efter analysen måste du ha svar på det.

När du hittat dem omformulerar du dem till olika handlingar som tillsammans leder mot mål. Låt dem gärna vara så pass konkreta att du kan sätta siffror på dem. Utveckla dem gärna ordentligt. Använd ett rakt och sakligt språk, utan åsikter och privata värderingar. Tänk på att ett mål kan vara väldigt olikt ett annat till sin natur. Ett mål kan t.ex. vara att åstadkomma bättre relationer mellan två avdelningar internt medan ett annat handlar om att sälja mer av en viss produkt.

Det viktiga är att du talar om vad du anser vara ett bra resultat och hur du anser att man når dit. När du möter kandidaten under rekryteringen är det genom att diskutera dessa delmål med arbetsmetoder som du kommer att se om kandidaten är rätt person. Efter anställningen har ni redan en fullständig plan för arbetet och introduktionen har större chanser att bli lyckad.

Förändringar och förbättringar

Ta upp allt det du vill förändra och förbättra. En nyanställning är ett utmärkt tillfälle att åstadkomma förändringar. Förvalta det tillfället genom att tänka igenom dem redan innan du börjar annonsera efter nya kandidater. Om förändringsarbetet är väl genomtänkt kan det också bli ett av de fem delmålen. Förändringar kan betyda att du vill förändra och får nya behov av arbetskraft, men det kan också betyda att den du söker får sköta förändringen och därför behöver ytterligare kunskaper. Ett av de stora misstagen du kan göra är att anställa någon och hoppas på att förändringarna skall komma genom ditt val av person. Allt du vill få gjort måste du först tänka igenom, därefter formulera till en arbetsuppgift och sist hitta rätt person för att göra det.

Problem

Samma princip gäller här som vid förändringar. Var realistisk och förutseende. Om du är öppen med de problem som kan dyka upp eller som kanske redan finns, ökar du möjligheten att hitta rätt person för att lösa dem. Dessutom behöver du inte konfrontera en besviken medarbetare som anser att du givit en förenklad bild av arbetet. Jämför själv med vilken skillnad i självförtroende du skulle känna inför att bli anställd för att ta itu med ett problem mot att bli anställd och stöta på problem. Är något problem stort kan du även här göra det till ett av de fem delmålen. Är det frågan om återkommande små hinder räcker det med att du tar upp dem här.

Teknisk kompetens

Någon form av yrkeskunskap behövs alltid för att ett jobb ska bli rätt utfört. Koncentrera dig på den grundläggande och avgörande yrkeskunskapen som krävs. Du kan lätt bli lockad att ta med lite extra kunskaper ”när du ändå håller på”. Men det är ingen bra idé. Du får det säkert svårt nog ändå att hitta kandidater som stämmer med dina viktigaste behov. Glöm inte att formulera dig i handlingar. Det underlättar i alla sammanhang om du kan uttrycka dig med formuleringar som är så nära arbetet som möjligt. Det är stor skillnad på att tala om att behärska dataprogrammet Excel i allmänhet och att tala om att kunna göra månatliga budgetrapporter i Excel. Många människor kan räkna matematik, men det betyder inte att de kan göra det precis på det sätt som du behöver hjälp med.

Team och människor

Medarbetaren ska ingå i en arbetsgrupp eller i alla fall rapportera till någon. Det är viktigt att du kan beskriva de relationer som kommer att finnas där och vad dessa medför. Inga obehagliga överraskningar när hon väl kommit på plats. Missa inte heller möjligheten att berätta om den konstruktiva stämningen, om den finns. Berätta om rutiner och arbetssätt. Beskriv också den allmänna sociala miljön och hur en medarbetare ska göra för att hantera den på ett sätt som leder till målsättningarna. Vilka samarbetsformer, utbyten mellan avdelningar och individer är viktiga för att alla dina medarbetare skall kunna arbeta målinriktat? Vilka allmänna beteenden kännetecknar den konstruktiva stämningen du vill se på företaget? Vad du än tar upp så se till att du har en tät koppling till målsättningarna.

Övrigt

Vad vill du mer att din nya medarbetare ska göra? Vill du se någon form av kreativitet eller har du speciella strategiska behov? Här kan du t.ex. komplettera med något nyttigt som din nye medarbetare visar sig vara ytterst lämpad att arbeta med, men som du inte förväntade dig när du sökte henne.

Viktiga ledar- och organisationsfrågor

För det fall du söker en chef/ledare. De viktigaste uppgifterna har du redan tagit upp bland mål och huvudmål. Här kan du passa på att beskriva ytterligare vad som förväntas av insatsen som ledare och organisatör. Ska medarbetaren bygga team, vara ledare, organisera arbete, ansvara för budget eller skapa en personalplan? Sätt dig in i rollen du ska tillsätta för att hitta de organisatoriska uppgifter som är förenade med den.

Underskatta inte betydelsen av att du formulerar dig väl i arbetsbeskrivningen. Det finns två skäl framför andra till det. Beskrivningen ska med högsta krav på tydlighet tala om vad det är för verkligt arbete ni talar om och den ska visa vilken positiv möjlighet arbetet är. Båda skälen är lika viktiga och gör sig bäst i neutral informationstext som innehåller det som kandidaten tycker om med att arbeta.