Anställningsintervjun

9.4. Så här genomför du en anställningsintervju som tar reda på fakta

Friska upp minnet

Nu är det dags att träffa dina bästa kandidater för första gången på riktigt. Om du har läst din läxa fram till nu är du väl förberedd på vilken typ av möte det kommer att handla om. Du kommer att sikta in dig på detaljerade fakta, men bara de fakta som hjälper dig att upptäcka om kandidaten kan göra jobbet eller ej. Du kommer att hantera din egen omedvetna vilja att söka efter den kandidat som mest liknar dig själv och du kommer inte att falla för första intrycket. När du är klar med intervjun kommer du att ha en stor mängd anteckningar för din bedömning, eftersom du nu i första hand kommer att lyssna på kandidaten och inte tvärt om.

I jakten på de frågor och svar som du bäst behöver har du ett utmärkt underlag i den arbetsbeskrivning du skapat efter din arbetsanalys. Arbetsbeskrivningens kritiska moment och tydligt formulerade målsättningar visar vem du söker och skänker den struktur till intervjun du måste hålla dig till för att den inte skall förvandlas till ett vanligt trevligt samtal. Din professionella attityd, ditt artiga bemötande och ditt fokus på rätt saker gör att den kandidat du träffar får ett bra intryck av dig och ditt företag. Du skapar positiva förväntningar om vad som kan komma vid en eventuell anställning på ditt företag och lockar därmed kandidater med goda kvalifikationer och hög arbetskapacitet att vilja arbeta där.

Återstår gör nu att placera alla dina förberedelser i en bra ordningsföljd där du kan stämma av hur väl du når dina målsättningar med intervjun. Har du redan hållit en telefonintervju vet du redan hur det fungerar och behöver dessutom inte lägga ner tid på att ta reda på det du redan vet vid det här laget. Glöm aldrig varför du sitter i intervjun och genomför den steg för steg, så skall du se att resultatet blir precis vad du hoppats på.

Steg för steg – intervjuns gång (beräknad tid 75-90 minuter)

1. Innan intervjun läser du igenom kandidatens CV och de anteckningar du redan gjort. Det är viktigt att du har de kritiska målsättningarna tillgängliga både i ditt minne och på papper. Den röda tråden är hela tiden frågan om hur väl kandidaten kan tänkas klara arbetet och nå mål. Tecken på bra liknande prestationer i tidigare arbeten är dina främsta ledtrådar. De anteckningar du tar under intervjun blir senare ditt bedömningsunderlag.

2. Börja intervjun med att kort beskriva arbetet formellt och organisatoriskt. Du berättar om arbetsuppgifterna, vilken titel medarbetaren får och vilken betydelse uppgifterna har i företaget som helhet och gentemot företagets kunder. Låt det inte ta mer än 2-3 minuter och avsluta med frågan: ”Hur kommer det sig nu att du söker dig till den här typen av arbetsuppgifter?” Ge 5 minuter till svaret innan du går vidare. Nu har du satt igång mötet och givit det riktning.

3. Dags att samla värdefull information. Inledningsvis låter du kandidaten själv beskriva vad han anser vara sina bästa meriter. Du lyssnar och frågar om detaljerna, för att efteråt stämma av hur kandidatens bedrifter stämmer överens med arbetet han skall klara hos dig. Du vill se exempel på bra meriter och siktar in dig på tidigare prestationer under de senaste anställningarna som kandidaten haft. Gå hela tiden på djupet snarare än på bredden och försök direkt att nå själva kärnan i varje prestation. Ställ frågor av typen: ”Kan du beskriva några viktiga förändringar du varit starkt bidragande till under dina senaste anställningar?”, ”Kan du berätta om när du under de senaste åren nått uppsatta mål eller överträffat förväntningar"? eller ”Kan du berätta om något viktigt initiativ du tagit under dina senaste anställningar?” Låt det ta cirka 25 minuter.

4. Nu vill du veta mer om hur medarbetaren fungerar under olika samarbetsförhållanden. Gör på samma sätt som i steget innan och ta reda på hur kandidaten har hanterat grupparbete eller arbete i team under sina tidigare anställningar. Ställ frågor av typen: ”Kan du beskriva den roll du senast hade när du arbetade i grupp eller nära samarbete?”, ”Kan du berätta om hur du byggde upp eller förbättrade den grupp du arbetade med senast?” eller ”Kan du berätta om något tillfälle när du varit med om ett riktigt dåligt grupparbete?”. Tänk på att gå på djupet med frågorna och att det är detaljerna som visar kandidatens verkliga betydelse och roll i olika sammanhang. Låt det ta cirka 10 minuter.

5. Här vänder du på sättet att ställa frågor och plocka fram din arbetsbeskrivning. Du vill stämma av på allvar hur din kandidat kan tänkas klara de målsättningar du satt upp som krav för att få jobbet. Det betyder att du berättar om arbetssituationen och att det istället är kandidaten som får fylla i med den information som behövs. Förut var det du som bad om den. Du hinner inte med att ta upp alla målsättningarna, men du bör hinna med de viktigaste. Resten får du ta vid senare tillfälle. Om det blir aktuellt.

Gör så här för varje målsättning:

a. Börja med att beskriva en av dina målsättningar och be därefter kandidaten att berätta om något tillfälle där han presterat någonting som liknar det du beskrev. Gå på djupet med svaret och be om många detaljer. Stäm hela tiden av med målsättningen för att se om det är en bra jämförelse.
b. Måla nu upp en bild av en arbetsuppgift. Gärna en som ryms i målsättningen eller någon liknande du har egen konkret erfarenhet av och därför lättare kan beskriva och bedöma. Fråga därefter kandidaten hur han skulle organisera arbetet och sedan genomföra uppgiften.

Kombinationen av de här två typerna av frågor, tillsammans med djupgående och detaljerade frågor, är mycket svår att manipulera för en kandidat som av något skäl försöker med det. Det går till en viss gräns, men därefter blir berättandet utsvävande eller torftigt. Stå på dig och fråga mer när du märker sådana tendenser. Låt den här delen av intervjun ta cirka 25 minuter.

6. Kandidatens motivation att göra jobbet är en förutsättning för att alla andra tänkbara kvalitéer skall komma till nytta vid en anställning. Så här långt bör du ha fått en nyanserad bild av kandidatens möjligheter att klara jobbet, men behöver veta mer om vad som mest motiverar kandidaten till arbete. Du vill också veta mer om kandidatens allmänna attityder och personliga karaktär. Informationen du söker får du genom att ställa frågor av typen: ”Kan du berätta om något tillfälle när en arbetsuppgift i positiv mening fullkomligt slukat all din tid och uppmärksamhet under en period?”, ”Kan du berätta om den enskilda arbetsuppgift du haft som varit den du uppskattat mest?” eller ”Kan du berätta om något tillfälle när du arbetat mer än du känt att någon krävt av dig, bara för att du tyckte att det gav dig något personligen?” Ingen gör dessa saker om det inte är för att de blir motiverade av det. Glöm inte att fråga om detaljerna med avsikt att få veta allt om vad som hände både i och runt arbetsuppgiften. Detaljerna visar dig vad det är som ger den extra ”kicken” för kandidaten. Ägna cirka 10 minuter till detta.

7. Du har hittills ställt frågor som berör överensstämmelser med arbetets krav och om vad som väcker kandidatens motivation. Nu återstår den sista av de viktiga pusselbitarna och den handlar om att komplettera bilden av kandidaten som person. Du vill veta mer om kandidatens personlighet och kulturella särprägel.

Gör så här:

a. Be kandidaten beskriva sig själv som person genom att räkna upp 3 personliga egenskaper som beskriver honom.
b. Be kandidaten om konkreta exempel på när de uppräknade personliga egenskaperna hjälpt honom att lösa problem och utföra arbetsuppgifter på ett bra sätt.
c. Be kandidaten att ge exempel på när de personliga egenskaperna istället skapat problem för honom själv eller andra.

Här får du genast se om kandidaten kan beskriva sig själv som person med träffsäkerhet. Det visar sig framför allt när det kommer till att ge exempel. När du sedan, som alltid, ber om mer detaljerade svar märker du om dessa är nyanserade och realistiska eller svar som försöker ge stöd åt en självbild som inte stämmer. Låt detta ta cirka 10 minuter.

8. Avslutningen av intervjun är kort, men sker i ett viktig och finkänsligt läge. En bra avslutning gör en professionell intervju komplett. En dålig kan skapa ett och annat besvärligt problem för fortsättningen. Känsligheten beror på att du vill uppnå motstridiga saker med samma situation. Du kan inte lova någonting, men du vill inte heller kasta ut dina kandidater med ett ”jag hör av mig”. Det du vill uppnå med avslutningen är framför allt två saker: 1. Du vill att den som varit i kontakt med dig och ditt företag behåller en positiv bild, vem som än får jobbet. 2. Du vill börja marknadsföra jobbet till den kandidat du är intresserad av, utan att lämna över kontrollen. I det första fallet beskriver du enkelt hur urvalet kommer att fortsätta och att du lämnar besked inom x antal veckor.

Känner du att kandidaten är rätt att gå vidare med, formulerar du en inbjudan. Och du gör det med finess. Du vill nämligen inte att kandidaten kommer bara för att han blir smickrad, utan för att det finns ett genuint intresse. Börja med att ge kandidaten ett godkännande. Tala om att du har träffat ett antal kvalificerade sökanden och att han är en av dem. Därefter berättar du att du vill bjuda in till en ytterligare anställningsintervju, men att du gärna skulle vilja veta vad kandidatens tankar om jobbet handlar om så är långt. Avslutar du på det här sättet får kandidaten veta att du är intresserad och att det finns andra sökanden. Du balanserar hans ego och får veta om han är intresserad.