Telefonintervju

7.3. Telefonintervjun – steg för steg (beräknad tid 25-40 minuter)

1. Före intervjun läser du igenom kandidatens CV och de anteckningar du redan gjort. Det är viktigt att du har de kritiska målsättningarna tillgängliga både i ditt minne och på papper. Den röda tråden är hela tiden frågan om hur väl kandidaten kan tänkas klara arbetet och nå mål. Tecken på bra liknande prestationer i tidigare arbeten är dina främsta ledtrådar. Dina anteckningar blir senare ditt bedömningsunderlag.

2. Börja intervjun med att kort beskriva arbetet formellt och organisatoriskt. Du berättar om arbetsuppgifterna och vilken betydelse de har i företaget som helhet och gentemot företagets kunder. Låt det inte ta mer än 2 minuter och avsluta med frågan: ”Hur kommer det sig nu att du söker dig till den här typen av arbetsuppgifter?” Ge 3 minuter till svaret innan du går vidare. Nu har du satt igång samtalet och givit det riktning.

3. Nu vill du snabbt se något exempel på en eller två meriter som visar att kandidaten du talar med är vad du skulle bedöma som attraktiv arbetskraft. Sikta in dig på kandidatens senaste två anställningar och leta efter exempel på riktigt goda prestationer. Ställ ett par frågor av typen: ”Kan du beskriva några viktiga förändringar du varit starkt bidragande till under dina senaste anställningar?”, ”Kan du berätta om när du under de senaste åren nått uppsatta mål eller överträffat förväntningar”? eller ”Kan du berätta om något viktigt initiativ du tagit under dina senaste anställningar?” När du får ett svar går du på djupet och gräver runt bland detaljerna. Kom ihåg att du hellre tar en fråga på djupet än tre frågor på bredden. Låt det ta cirka 10 minuter.

4. Nästa steg är att ta reda på hur kandidaten har hanterat arbete i grupp eller team. Gör på samma sätt som ovan och ställ frågor av typen: ”Kan du beskriva den roll du senast hade när du arbetade i grupp eller nära samarbete?” eller ”Kan du berätta om hur du byggde upp eller förbättrade den grupp du arbetade med senast?” Målet är fortfarande att skaffa detaljerad information om goda prestationer. Du fokuserar på vad kandidaten tillfört. Låt det här steget ta cirka 5 minuter.

5. Plocka fram din arbetsbeskrivning och börjar stämma det viktigaste: hur kandidaten kan tänkas klara av de målsättningar du satt upp som krav. Eftersom tiden är begränsad får du rikta in dig på att hinna med den viktigaste av målsättningarna. Om du hinner kan du ta en till, annars tar du resten vid senare tillfälle.

Gör så här:

a) Börja med att beskriva den första målsättningen. Be därefter kandidaten att berätta om när denne lyckats med en liknande prestation. Gå på djupet med svaret och be kandidaten om detaljer. Stäm hela tiden av med målsättningen för att se om det är en bra jämförelse.
b) Måla nu upp en bild av en arbetsuppgift. Gärna en som ryms i målsättningen eller någon liknande du har egen konkret erfarenhet av. Det senare eftersom du lättare kan beskriva och bedöma. Det viktiga är att det du beskriver är verkligt och jämförbart med målsättningen du vill diskutera. Fråga därefter kandidaten hur han skulle organisera arbetet i det beskrivna fallet och hur han sedan skulle genomföra uppgiften. Gå på djupet.

Låt denna del av intervjun ta cirka 5 minuter.

6. Gör en kort men artig avslutning av intervjun. Tänk på att du alltid vill sända signaler om att du är en professionell ledare på ett seriöst företag. Om du redan nu upplever att en fortsättning inte kommer att leda någon vart, kan du avsluta rekryteringen med kandidaten på en gång. Säg precis vad du tror att ni båda tänker, men gör det genom en fråga kandidaten kan bekräfta eller dementera.

Exempel: ”Med tanke på att du verkar nöjd med det jobb du har och att de huvudsakliga arbetsuppgifterna i det här jobbet är andra än dem du är mest intresserad av, kanske det är bättre att vi hörs av om det skulle dyka upp en tjänst som mer passar dig? Vad tror du?” Om kandidaten inte är av samma uppfattning som du kan det bero på flera saker. Han kanske försöker spela högt för att göra sig själv mer attraktiv eller är i desperat behov av jobb och därför är villig att lova mer än han kan hålla. Gör ingen krånglig diskussion av detta, utan ta kandidatens ord för sanna och träng djupare vid nästa intervju.

Känner du att kandidaten är rätt att gå vidare med, formulerar du istället en inbjudan. Och du gör det med finess. Du vill nämligen inte att kandidaten kommer bara för att han blir smickrad, utan för att det finns ett genuint intresse. Börja med att ge kandidaten ett godkännande. Tala om att du har pratat med ett antal kvalificerade sökanden och att han är en av dem. Därefter berättar du att du vill bjuda in till en ytterligare anställningsintervju, men att du gärna skulle vilja veta vad kandidatens tankar om jobbet handlar om så är långt. Avslutar du på det här sättet får kandidaten veta att du är intresserad och att det finns andra sökanden. Båda sakerna är välgörande för hans ego. Du får i gengäld veta om kandidaten är intresserad.