Tretton steg för en lyckad introduktion

16.3. Introducera i tretton steg

1. När första arbetsdagen är inne ordnar du en välkomstfestlighet för din nya medarbetare. Dagen till ära har du och övriga medarbetare förberett något trevligt att fira. Det behöver inte vara stort och märkvärdigt, bara något som visar att ni bryr er om den här dagen. Du kan t.ex. räcka över en bukett blommor och bjuda på tårta. Medan ni äter och småpratar kan du låta dina medarbetare presentera sig, men lämna gärna öppet för om den nya medarbetaren vill presentera sig nu eller vid ett annat tillfälle. Anpassa dina förväntningar på medarbetarens första uppträdande efter vem det är du anställt och för vad.

2. Se till att din nye medarbetares arbetsplats står klar när hon kommer och ska börja använda den. Låt henne inte stå och vänta under tiden t.ex. en dator ska installeras eller skrivbord ska beställas. Det är både ineffektivt och otrevligt. Arbetsplatsen ska stå redo för arbete i samma stund hon börjar. Gör den inte det har du redan börjat med indirekta signaler om hur ni sköter saker lite hursomhelst. Du kan däremot utelämna några inredningsdetaljer eller öppna för egna beslut om viss möblering eller annat påverkbart. Det skapar trivsel, liksom att få namnskylt, nycklar, visitkort och andra arbetsverktyg.

3. Låt din nya medarbetare börja med att sitta i närheten av eller bredvid någon hemtam person under första tiden. Välj en medarbetare du tycker representerar ditt företag i positiv mening och som har en social profil anpassad för att klara uppgiften. Du kan låta det pågå en eller två veckor, tills din nya medarbetare känner sig mer hemma. Under den perioden kan du också boka möten åt medarbetaren med andra viktiga personer som kan bidra med bra och nyttig information för att fylla ut bilden av företaget.

4. Sätt er direkt i ett första möte. Om du har hanterat rekryteringen bra är det här bara ett tillfälle att stämma av om det finns några funderingar och reflektioner att ventilera innan ni sätter igång på allvar. Medarbetaren vet vad hon ska göra och vilka målsättningar som gäller generellt. Stäm av med varandra för att vara säker på att göra bilden glasklar. Uppmuntra medarbetaren att aktivt söka upp dig om det är något du kan göra för att underlätta introduktionen. Har du inte dragit introduktionsprogrammet, gör det nu.

5. När din nya medarbetare känt på arbetsmiljön och sina kollegor under ett antal dagar är det dags för dig att ta en ny genomgång med avsikt att sätta upp mål för introduktionen. Det du vill är att klargöra vad ni båda förväntar er av närliggande prestationer, de prestationer som kommer att kunna inträffa innan provanställningen är över. Du har bara sex månader på dig att bedöma utvecklingen och fatta beslut, därför måste avstämningspunkterna komma kortare än vanligt. Med utgångspunkt i arbetsbeskrivningen sätter ni tillsammans upp tydliga mål och exakta tidsangivelser. Tänk på att vara realistisk även i detta skede. Att sätta snäva mål skapar press i ett känsligt skede och ökar risken för onödiga negativa effekter. Samtidigt får du inte missa tillfället att se vad medarbetaren går för. Men om du har anställt rätt person ska du kunna räkna med att hon sporras av att överträffa även realistiska målsättningar.

6. Från första till tredje veckan bör du och din nya medarbetare ha många korta avstämningsmöten av olika längd. Varje dag om du ser att det behövs. Håll formella möten, där ni diskuterar arbetsuppgifter och mål, men också möten för att se att allt är som det ska i övrigt. Kom ihåg att den första tidens möte med arbetsplatsen är extra viktigt och kan komma att sätta prägel på medarbetarens uppfattning för lång tid framöver. Det handlar om en orienteringsfas där grunden läggs för tolkning och förståelse av det som händer runt omkring. Kan du då vara i närheten får du möjlighet att hjälpa medarbetaren att finna ett konstruktivt perspektiv genom att dela med dig av dina övergripande reflektioner och slutsatser.

7. Under fjärde till tolfte veckan minskar du dina insatser i takt med att du ser att medarbetaren själv börjar hitta i sin arbetsmiljö. Du är hela tiden tillgänglig, men inte lika aktivt uppsökande som tidigare. Fokusera dina insatser på att hjälpa medarbetaren att hitta den riktning ni kommit överens om under rekrytering och fortsatta samtal. Fortsätt att fylla på med bra information, dina reflektioner och ditt personliga stöd.

8. Under vecka tretton till tjugofyra kan du övergå till att mer på håll iaktta medarbetarens framsteg och utvecklingsmönster. Du börjar också stämma av med era gemensamt uppsatta mål. Det kan hända att du i vissa skeden behöver gå in och ta reda på varför riktningen blivit lite annorlunda än vad ni tänkt från början. Det är inte helt onaturligt att medarbetaren tappar bort sig emellanåt, men se upp om du redan nu börjar se återkommande mönster. Använd hela provanställningstiden för att göra din slutgiltiga bedömning. Gott om tid ger dig bättre marginaler för utvärdering. Kortar av tiden gör du bara om du ser en extraordinär prestation och är rädd för att medarbetaren skall få erbjudanden från annat håll.

9. Utse en mentor till att vara den nye medarbetarens professionella bollplank. Mentorn kan hjälpa till med att diskutera arbetsuppgifter, lösningar, rutiner och arbetsflöden, men också genom att agera förebild och ge personligt stöd. Utse en mentor som tillför något och som du vet representerar det du vill att din nya medarbetare ska sträva efter. Kasta inte in någon i mentorskapet utan förberedelser eller noggranna instruktioner. Det är en viktig uppgift och du bör i minsta fall utbilda mentorn i att ge och ta konstruktiv feedback. Tänk också på att mentorskapet ska vara regelbundet och strukturerat för att inte riskera att det rinner ut i sanden eller blir ett ”tjena vad gjorde du i helgen”-förhållande. Regelbundna mötestillfällen och förberedda frågor från den nyanställdes sida är bra. Se till att du i din tur ger stöd åt både mentor och nyanställd. Läs mer om mentorskapet i nästa avsnitt.

10. En bra sak att tänka på i de situationer där du har direkt eller indirekt inflytande över vad som händer är att du kan underlätta din nya medarbetares lärande genom att anpassa den sociala omgivningen. Ett sätt är att du anpassar ditt ledarskap till medarbetarens behov i samband med olika arbetsuppgifter, men du kan också instruera andra berörda medarbetare att göra detsamma. Det är onödigt att ge för mycket hjälp till den som tycks klara sig bra ändå, men det händer också att en nyanställd bara håller skenet uppe för att hon känner sig misslyckad. Om du kan skapa en social miljö som uttrycker ett jättelikt ”ofarligt” erbjudande om hjälp, blir det upp till medarbetaren att säga ja eller nej tack innan det är för sent. Du stör inte i onödan och medarbetaren får visa att hon kan ta ett rimligt ansvar för sin egen utveckling.

11. Var beredd på att det förr eller senare kommer en svacka i din medarbetares förmåga att komma vidare. Hon kan drabbas av dåligt självförtroende eller bli utmattad av allt det nya och av sin egen önskan att visa sig duktig. Det är många nya saker att lära sig och din nye medarbetare vill säkert mer än vad som är möjligt för henne att klara på en gång. Försök att visa tålamod, förståelse och jämnhet i ditt beteende, utan att gå in i alltför djupa personliga samtal. Stressa henne inte, utan sänk istället pressen under en tid.

12. Var alltid starkt självkritisk till hur du själv hanterar din medarbetares inskolning, men tveka inte att fatta svåra beslut om du måste. Det är inte bra att du väntar tills det är för sent. Om din nya medarbetare inte uppfyller dina förväntningar måste du börja med att fråga dig själv om du satt för höga mål eller om du brustit i uppbackningen. Teckna ner händelseförloppet på ett papper där du markerar och beskriver dina insatser. Gör sedan en lista på allt positivt och negativt med medarbetarens prestationer. Diskutera också med andra berörda medarbetare om vad de tycker. Om du måste, avbryter du så snart du kan.

13. När du känner dig övertygad om att din nya medarbetare på alla sätt är rätt för dig och ditt företag är det dags att göra hennes anställning permanent. Tala om det med eftertryck. Visa din glädje över att samarbetet visat sig vara bra. Ordna gärna en ny festlighet där du delger dina övriga medarbetare den positiva nyheten. Infria de löften om lön och förmåner du kopplat till denna dag.

Bra rekrytering tar fram rätt medarbetare och introduktionen ger en bra start för goda prestationer. Därefter är det ditt ledarskap, en god organisation och en stark företagsprofil som ger förutsättningar till medarbetarens motivation och resultat. Satsa på att ta kontroll över flödet som går från rekrytering till resultat. En positiv cirkel gör att du får ihållande kvalitet. Det kan kosta på i tid och kraft att rekrytera och introducera med eftertanke, men det kan kosta ännu mer att göra det utan.