Gallring och första bedömning

6.1. Bekräfta att ansökan har kommit

Målsättningen du har haft fram till nu är att ditt arbete med arbetsanalys, arbetsbeskrivning och platsannons ska ge dig ett hanterbart gensvar från lämpliga kandidater. Resultatet har du framför dig. Många faktorer spelar in, men det du kan påverka är det vi bryr oss om. Om du har fått för många svar kan det bero på att du ställt för låga krav, skönmålat arbetet eller missbedömt det allmänna intresset och tillgången på arbetskraft. Är problemet det omvända kan det bero på att du inte annonserat på rätt ställe, skrivit en annons som inte attraherar sökande, ställt för hårda krav eller missbedömt det allmänna intresset och tillgången på arbetskraft. Försök förstå vad du har gjort bra och mindre bra så att du kan dra lärdom inför nästa rekrytering.

Det första du gör nu är att förbereda ett svarsbrev. Du ska ju meddela alla dem som varit vänliga nog att ta sig tid att söka jobb hos dig, men inte blir aktuella för tjänsten. Precis som i alla steg av din rekrytering gör du rätt i att hålla en artig och professionell ton. Du har mycket att vinna på det. Efter fösta gallringen svarar du via vanlig post att du mottagit ansökan, men att en fortsättning inte blir aktuell. Att svara via normal post och inte via mail är en del av att använda god ton.

Så här kan du svara:

__________

”Tack för din ansökan till befattningen som personalman på Byråns huvudkontor.

Intresset har varit över förväntan och vi har fått in ett stort antal ansökningar från många högt kvalificerade kandidater. Efter ett noggrant övervägande har vi bestämt oss för att tacka nej till din ansökan.

Stort tack för din medverkan och välkommen att söka framtida tjänster hos oss.

Med vänlig hälsning

Britta Bengtsson
Personalchef, Byrån AB

__________

Normalt sett skickar kandidaten in sin ansökan, arbetsgivaren svarar att den kommit in, därefter genomför arbetsgivaren hela arbetet och svarar när allt är klart. Men det finns ingen bra anledning för dig att dra ut på beskedet till dem som väntar på att du ska höra av dig och det finns heller ingen anledning att skicka ut två brev. Ett brev där du först säger att du fått ansökan och ett där du säger att du tillsatt tjänsten med någon annan. Gör istället en snabb första gallring och svara dem som inte går vidare direkt. De 3-10 kandidater du ska jobba vidare med ringer du till. Det betyder inga större problem för dig och för kandidaterna är det en fördel att få veta så snart som möjligt.